Planning Coordinator luxesector

Functie

Doelstelling van de functie

Als administratief assistent ben je imago van de klant. Je zorgt voor een professioneel onthaal en een kwalitatieve service inzake coordinatie van opleidingen voor zowel interne als externe deelnemers. 

Coordinatie A tot Z van de deelnemers van de opleiding :

• Deelnemers inschrijven ;
• Bevestingsbrieven verzenden ;
• Professioneel onthaal verzekeren van de deelnemers;
• Bestellingen beheren voor lunch, taxi, hotel...;
• Aanwezige deelnemers inbengen in verschillende Excel-tabellen;
• Invoeren verscheidene opleidingsenquetes;
• Bedankingskaarten versturen naar deelnemers van de opleidingen;
• Beheer van de planning van opleidingen Benelux (1/jaar);
• Input van de resultaten van de opleidingen en rapport opstellen voor hoofdkantoor te Parijs.

Dagelijks beheer van de planning van het Sales Team :

• Input van gegevens, opvolging annulaties, nieuwe data aanmaken, beheer; vervangingen, informatie intern verspreiden...;
• Beheer van bestellingen, opvolging en facturatie hostessenkantoor;
• Voorbereiding bestellingen en materiaal voor commerciële medewerkers (trolley, leveringen, specifieke aanvragen);
• Vergaderingen inplannen en voorbereiden voor het Sales Team;
• Onkostennota's commerciële medewerkers controleren ;
• Samen met de receptioniste , beheer van het onthaal, telefooncentrale, briefwisseling, bestelling van taxi's, bloemen....

Profiel

• Diploma secundair onderwijs of Bachelor, bij voorkeur richting secretariaat
• Ongeveer 2 tot 5 jaar evaring in een functie als Coordinator
• Tweetalig Nederlands - Frans, zowel gesproken als geschreven en een goede kennis van het Engels
• Uitstekende kennis van Excel
• Onberispelijke uitstraling
• Goede organisatie
• Service- en klantgericht
• Vlotte communicatievaardigheden
• Goed kunnen omgaan met stress

Aanbod

• CHANEL, een onderneming die zijn naam waardig is de luxesector;
• Een loon in overeenstemming met uw verantwoordelijkheden;
• Maaltijdcheques van 7€;
• Groeps- en hospitalisatieverzekering + ambulante kosten (DKV)
• Een zeer gevarieerde en boeiende functie met administratie, organisatie en contact met zowel interne als externe personen;
• U rapporteert aan de Directeur Opleidingen Benelux.