Planifier un entretien ou un événement

Rôles avec accès

• Organization Admin, HR Admin, Recruiter, Recruiter+
• Line Manager: peut être ajouté comme participant; planification selon configuration

🎯 Objectif

Comment envoyer une invitation à un/plusieurs candidat ? 

Vous pouvez planifier un entretien directement depuis la liste des candidatures d’une offre. Le candidat recevra automatiquement une invitation par email selon le modèle configuré dans votre workflow.

1) Depuis la liste des candidats

• Ouvrir le poste → liste des candidats.
• Cliquer sur ⋮ (trois points) du candidat → Planifier un entretien.
• Renseigner: Titre (“Entretien”), Date, Heure, Lieu/lien, Participants internes (recruteur, line manager…).
• Cliquer Créer → un email prérempli s’ouvre (date/heure/lieu/participants). Personnaliser si besoin, puis envoyer.

Vidéo • Planifier depuis la liste 

2) Depuis la fiche candidat

• Cliquer sur le nom du candidat (ou l’icône œil) pour ouvrir la fiche.
• Barre latérale: Planifier un entretien.
• Compléter les mêmes champs → Créer → envoyer l’email généré.

Vidéo • Planifier depuis la fiche

3) Statuts et automatisations utiles

• Ouverture du CV: le statut passe automatiquement de “Nouveau CV” à “CV parcouru”.
• Changer le statut manuellement au besoin (À appeler, À inviter, Nouveau CV, Accepté/Engagé, Refusé no mail…).
• “Refusé no mail”: retire le candidat des actifs sans envoyer d’email (utile après refus téléphonique).

🔧 Étapes pour planifier un entretien

1. Accéder aux candidatures

Allez dans l’offre d’emploi concernée, puis ouvrez la liste des candidatures dans Talentfinder.

2. Sélectionner le candidat

• Cochez un ou plusieurs candidats
• Ou ouvrez l’action sur un candidat individuel

3. Lancer l’action d’entretien

Cliquez sur :

👉 Planifier un entretien

4. Compléter les informations

Renseignez :

• date de l’entretien
• heure
• participants (manager, recruteur…)
• type d’entretien (si disponible)

5. Choisir le modèle d’email

Sélectionnez le modèle :

👉 Invitation entretien

Ce modèle dépend de votre configuration dans les paramètres.

⚙️ Configuration des emails

Les modèles d’emails sont définis dans :

• Paramètres
• Modèles d’emails
• Configuration selon :
  • statut du candidat
  • étape du workflow
  • type d’action (ex : entretien)

👉 Cela permet d’automatiser la communication dans le processus de recrutement.