Wat is AVG? 

Wat is AVG? AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het is de Europese wetgeving die bepaalt hoe organisaties persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en delen. De AVG werd in 2018 ingevoerd om de privacyrechten van individuen beter te beschermen en ervoor te zorgen dat organisaties persoonsgegevens op een transparante, veilige en rechtmatige manier verwerken.

Maar wat is AVG precies en wat betekent de AVG voor bedrijven, werkgevers en rekruteringskantoren? De regelgeving is van toepassing op elke organisatie die persoonsgegevens van personen in de Europese Unie verwerkt. Dit betekent dat ook werkgevers en rekruteringskantoren rekening moeten houden met de AVG bij het verzamelen en verwerken van kandidaatgegevens.

In dit artikel leggen we uit wat AVG is, welke rechten de AVG geeft en wat AVG-conform werken betekent voor organisaties en rekrutering.

Wat is AVG en wat zijn persoonsgegevens?

Om te begrijpen wat AVG is, is het belangrijk om eerst te weten wat onder persoonsgegevens valt.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, zoals:

• Naam en contactgegevens
• E-mailadres en telefoonnummer
• Geboortedatum
• Werkervaring
• Cv's en kwalificaties
• Salarisinformatie
• Online identificatiegegevens, zoals IP-adressen en cookies

Organisaties mogen deze gegevens alleen verzamelen en verwerken voor legitieme en duidelijk omschreven doeleinden.

Welke rechten geeft de AVG aan individuen?

Een belangrijk onderdeel van de AVG is dat individuen meer controle krijgen over hun persoonsgegevens.

De AVG geeft hen onder meer het recht om:

• Hun persoonsgegevens in te kijken
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren
• Te vragen om hun persoonsgegevens te verwijderen
• De verwerking van bepaalde gegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken
• Hun toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd
• Een kopie van hun gegevens te ontvangen (dataportabiliteit)

Deze rechten zorgen ervoor dat persoonsgegevens op een eerlijke en transparante manier worden beheerd.

Waarom is de AVG belangrijk voor rekrutering?

Bij rekrutering worden grote hoeveelheden persoonsgegevens verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan cv's, contactgegevens, werkervaring, salarisverwachtingen en assessmentresultaten.

Daarom is het belangrijk dat werkgevers en rekruteringskantoren de AVG naleven. AVG-conform werken helpt organisaties om:

• De privacy van kandidaten te beschermen
• Rekruteringsgegevens veilig te verwerken
• Vertrouwen op te bouwen bij kandidaten
• Meer transparantie te creëren tijdens het rekruteringsproces
• Juridische en compliance-risico's te beperken

Een duidelijk kader voor gegevensbescherming draagt bovendien bij aan een betere kandidaatervaring.

Wat betekent AVG-conform werken?

Nu we weten wat AVG is, rijst de volgende vraag: wat betekent het om AVG-conform te werken?

AVG-conform werken betekent dat een organisatie een aantal principes volgt die erop gericht zijn persoonsgegevens te beschermen.

De belangrijkste AVG-principes zijn:

1. Persoonsgegevens rechtmatig en transparant verzamelen

Organisaties moeten een geldige reden hebben om persoonsgegevens te verzamelen.

In de rekrutering betekent dit dat kandidaten moeten weten:

• • Welke informatie wordt verzameld
  • Waarom deze informatie wordt verzameld
  • Hoe de informatie wordt gebruikt
  • Hoelang de informatie wordt bewaard

Een rekruteringskantoor moet bijvoorbeeld duidelijk uitleggen hoe kandidaatgegevens worden verwerkt wanneer iemand solliciteert voor een functie of zich inschrijft voor een talentpool.

2. Alleen noodzakelijke gegevens verzamelen

De AVG vereist dat organisaties het principe van dataminimalisatie volgen.

Dit betekent dat alleen de gegevens worden verzameld die nodig zijn voor een specifiek doel.

Bij rekrutering betekent dit dat organisaties geen onnodige persoonsgegevens mogen verzamelen die niet relevant zijn om de geschiktheid van een kandidaat voor een functie te beoordelen.

3. Kandidaatgegevens correct en actueel houden

Rekruteringsbeslissingen zijn gebaseerd op correcte informatie.

De AVG vereist dat persoonsgegevens:

• • Correct zijn
  • Indien nodig worden bijgewerkt
  • Niet misleidend zijn

Kandidaten moeten ook de mogelijkheid hebben om te vragen om hun gegevens te corrigeren.

4. Persoonsgegevens beschermen

Een belangrijk onderdeel van AVG-conform werken is het beschermen van persoonsgegevens tegen:

• • Ongeoorloofde toegang
  • Verlies
  • Diefstal
  • Onbedoelde openbaarmaking

Rekruteringsorganisaties moeten daarom passende beveiligingsmaatregelen nemen, zoals:

• • Beveiligde databases
  • Toegangscontroles
  • Gebruikersrechten
  • Encryptie waar nodig
  • Regelmatige veiligheidscontroles

5. Toegang tot kandidaatgegevens beheren

Niet iedereen binnen een organisatie moet toegang hebben tot alle kandidaatgegevens.

AVG-conform werken vereist dat toegang zorgvuldig wordt beheerd.

Bijvoorbeeld:

• • Recruiters kunnen toegang hebben tot kandidaatprofielen
  • Hiring managers kunnen toegang krijgen tot kandidaten die op de shortlist staan
  • Andere medewerkers mogen geen onnodige toegang hebben

Dit is vooral belangrijk bij het gebruik van rekruteringssoftware of een ATS.

 

6. De rechten van kandidaten respecteren

De AVG geeft individuen verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Kandidaten hebben het recht om:

• Hun gegevens in te kijken

Ze kunnen vragen welke gegevens een organisatie over hen bijhoudt.

• Correcties te vragen

Ze kunnen vragen om onjuiste informatie te laten aanpassen.

• Verwijdering te vragen

In bepaalde situaties kunnen kandidaten vragen om hun persoonsgegevens te laten verwijderen.

• Controle te hebben over het gebruik van hun gegevens

Kandidaten moeten begrijpen hoe en waarvoor hun persoonsgegevens worden verwerkt.

Wat betekent de AVG voor rekruteringskantoren?

Nu wat is AVG duidelijk is, is het ook belangrijk om te begrijpen welke specifieke rol de AVG speelt binnen rekrutering.

Rekruteringskantoren verwerken vaak grote hoeveelheden kandidaatgegevens en hebben daarom een belangrijke verantwoordelijkheid op het gebied van gegevensbescherming.

Een AVG-conform rekruteringskantoor moet onder meer zorgen voor:

• Veilig beheer van kandidaatgegevens

Kandidaatgegevens moeten worden opgeslagen in een veilige omgeving met passende toegangscontroles.

• Duidelijk beheer van toestemming

Kandidaten moeten weten:

• • Waarom hun gegevens worden opgeslagen
  • Hoe hun gegevens kunnen worden gebruikt
  • Of ze gecontacteerd kunnen worden voor toekomstige vacatures

• Gecontroleerd delen van gegevens

Kandidaatgegevens mogen alleen worden gedeeld met relevante klanten en voor legitieme rekruteringsdoeleinden.

• Duidelijk beleid voor het bewaren van gegevens

Rekruteringsorganisaties moeten bepalen:

• • Hoelang kandidaatgegevens worden bewaard
  • Wanneer inactieve profielen worden verwijderd
  • Hoe verzoeken tot verwijdering worden behandeld

AVG en rekruteringssoftware (ATS)

Rekruteringssoftware speelt een belangrijke rol bij het AVG-conform verwerken van persoonsgegevens.

Een AVG-conform Applicant Tracking System (ATS) moet organisaties helpen om:

• Toestemming van kandidaten te beheren
• Gegevens veilig op te slaan
• Gebruikerstoegang te beheren
• Verwerkingsactiviteiten te registreren
• Bewaartermijnen te beheren
• Gegevens te verwijderen wanneer dat vereist is

Voor organisaties die honderden of duizenden kandidaatprofielen beheren, is het gebruik van veilige rekruteringssoftware essentieel.

 

Wat zijn de risico's van niet AVG-conform werken?

Het niet naleven van de AVG kan verschillende risico's met zich meebrengen.

Juridische en financiële risico's

Organisaties kunnen te maken krijgen met maatregelen van toezichthouders en financiële sancties.

Reputatierisico's

Kandidaten verwachten dat hun persoonsgegevens worden beschermd. Slechte omgang met gegevens kan de reputatie van een werkgever of rekruteringskantoor schaden.

Risico's voor de kandidaatervaring

Een gebrek aan transparantie kan het vertrouwen en de betrokkenheid van kandidaten verminderen.

AVG-checklist voor rekruteringsteams

Een rekruteringsteam zou regelmatig moeten controleren:

✓ Weten kandidaten hoe hun gegevens worden gebruikt?

✓ Hebben we een duidelijk beleid voor het bewaren van gegevens?

✓ Zijn onze kandidaatgegevens goed beveiligd?

✓ Worden toegangsrechten correct beheerd?

✓ Kunnen kandidaten vragen om hun gegevens te verwijderen of te corrigeren?

✓ Voldoen onze rekruteringspartners aan de AVG?

✓ Is onze rekruteringssoftware ontworpen om AVG-vereisten te ondersteunen?

Hoe zorgt Profile Group voor AVG-conforme rekrutering?

Bij Profile Group is de bescherming van kandidaatgegevens een fundamenteel onderdeel van onze rekruteringsaanpak.

We zorgen ervoor dat kandidaatgegevens worden beheerd via veilige processen en technologieën die zijn ontworpen om de vereisten van de AVG te ondersteunen.

Onze rekruteringssoftware, processen en interne procedures helpen zorgen voor:

• Veilig beheer van kandidaatgegevens
• Gecontroleerde toegang tot informatie
• Transparante communicatie met kandidaten
• Naleving van de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming

Voor organisaties die rekruteringssoftware gebruiken, is het belangrijk om te kiezen voor een AVG-conform rekruteringsplatform, zoals Talentfinder van Profile Group, om zowel kandidaten als werkgevers te helpen beschermen.

Conclusie: wat is AVG?

Wat is AVG? De AVG is de Europese regelgeving die organisaties verplicht om persoonsgegevens op een veilige, transparante en verantwoorde manier te verwerken.

Voor rekruteringsorganisaties en HR-teams is het begrijpen van wat AVG is essentieel. Het gaat niet alleen om het naleven van regelgeving, maar ook om het beschermen van kandidaten en het creëren van vertrouwen.

Door veilige processen te implementeren, geschikte rekruteringssoftware te gebruiken en de rechten van kandidaten te respecteren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat persoonsgegevens gedurende het volledige rekruteringsproces op een verantwoorde manier worden beheerd.