Een functiebeschrijving is een intern document waarin het doel, de verantwoordelijkheden, vereisten, vaardigheden en verwachtingen van een specifieke functie worden beschreven. Het helpt werkgevers en managers om duidelijk vast te leggen wat een bepaalde functie inhoudt en welke verantwoordelijkheden erbij horen.
Er is een belangrijk verschil tussen een functiebeschrijving en een vacaturetekst. Een functiebeschrijving is in de eerste plaats een intern HR-document, terwijl een vacaturetekst een extern communicatiemiddel is dat bedoeld is om geschikte kandidaten aan te trekken.
Wat staat er in een functiebeschrijving?
Een uitgebreide functiebeschrijving bevat doorgaans:
- Functietitel
- Korte omschrijving van de functie
- Belangrijkste verantwoordelijkheden
- Vereiste vaardigheden en kwalificaties
- Vereiste ervaring
- Werkplaats of werkregeling
- Type tewerkstelling, zoals voltijds, deeltijds of contractueel
- Salaris of salarisrange, indien van toepassing
- Rapportering en organisatiestructuur
- Voordelen en informatie over de organisatie
Een functiebeschrijving geeft zo een duidelijk beeld van wat de functie inhoudt en wat er van de medewerker wordt verwacht.
Waarom is een functiebeschrijving belangrijk?
Een goede functiebeschrijving helpt managers en HR om duidelijke verwachtingen voor een functie vast te leggen. Ze kan ook gebruikt worden voor interne HR-processen, onboarding, evaluaties en verdere loopbaanontwikkeling.
Een functiebeschrijving is echter niet hetzelfde als een vacaturetekst en is niet noodzakelijk geschikt om rechtstreeks te gebruiken voor rekrutering.
Functiebeschrijving versus vacaturetekstVoor een succesvolle rekrutering is het belangrijk om op basis van de functiebeschrijving een aantrekkelijke vacaturetekst te schrijven.
Het doel van beide documenten is namelijk verschillend:
- Een functiebeschrijving beschrijft de functie en de verantwoordelijkheden.
- Een vacaturetekst is geschreven om kandidaten te overtuigen om te solliciteren.
Een vacaturetekst moet daarom meer doen dan alleen de inhoud van de functiebeschrijving overnemen.
Waar moet je op letten bij een goede vacaturetekst?
De functietitel
De titel van een vacaturetekst hoeft niet noodzakelijk dezelfde te zijn als die in de functiebeschrijving. Voor een vacature is het belangrijk dat de titel aansluit bij de woorden die kandidaten gebruiken wanneer ze zoeken of waarvoor ze job alerts hebben ingesteld.
De presentatie van het bedrijf
Een sterke bedrijfspresentatie is essentieel. Kandidaten willen niet alleen weten wat de functie inhoudt, maar ook waarom ze voor jouw organisatie zouden willen werken. De Employee Value Proposition (EVP) moet daarom duidelijk naar voren komen.
Het team en de manager
Een goede vacaturetekst geeft kandidaten ook inzicht in het team, de manager en de werkomgeving. Hierdoor kunnen kandidaten zich gemakkelijker voorstellen hoe het is om in de functie en binnen de organisatie te werken.
Het rekruteringsproces
Beschrijf ook duidelijk hoe het rekruteringsproces verloopt. Kandidaten weten zo wat ze kunnen verwachten en krijgen meer vertrouwen om te solliciteren.
Waarom een functiebeschrijving niet volstaat voor rekrutering
Een functiebeschrijving is vaak geschreven vanuit het perspectief van de werkgever: wat moet de medewerker doen en welke competenties zijn nodig?
Een vacaturetekst vertrekt meer vanuit het perspectief van de kandidaat: waarom zou ik voor deze job en deze werkgever kiezen?
Een sterke vacaturetekst vertaalt daarom de informatie uit de functiebeschrijving naar een aantrekkelijke en kandidaatgerichte boodschap. Dit kan helpen om meer én betere sollicitaties te ontvangen.
Conclusie
Een functiebeschrijving is een belangrijk intern document waarmee een organisatie de verantwoordelijkheden, verwachtingen en vereisten van een functie duidelijk vastlegt.
Voor rekrutering volstaat een functiebeschrijving echter niet. Werkgevers hebben een duidelijke en aantrekkelijke vacaturetekst nodig die kandidaten aanspreekt, de Employee Value Proposition benadrukt en hen overtuigt om te solliciteren.