Recruitmentprocessen zijn cruciaal voor elk bedrijf, omdat de kwaliteit van het aangeworven talent een directe invloed heeft op de prestaties en groei van het bedrijf. In deze zoektocht naar de ideale kandidaat kan effectief samenwerken met een selectiekantoor een echte aanwinst zijn.
Er komt echter meer kijken bij een succesvolle samenwerking dan het delegeren van de recruitmentopdracht aan een derde partij. Om je kansen op succes te maximaliseren, is het essentieel om een sterke partnership op te bouwen met je selectiekantoor. Dit vereist transparante communicatie, een wederzijds begrip van de behoeften en een nauwe samenwerking tijdens het hele proces.
Een selectiekantoor inschakelen zonder samenwerking en communicatie is als ten strijde trekken met een tandenstoker (of een marathon lopen op flip-flops, aan jou de keuze 🩴).
In dit artikel onthul ik alle best practices voor het optimaliseren van je samenwerking met een selectiekantoor (elke gelijkenis met bestaande personages is puur toeval 🤫).
Fout #1: Je vraag is vaag/onrealistisch
“ Zoek hetzelfde profiel als twee jaar geleden, hij was perfect!”
… Maar sindsdien is de markt geëvolueerd en bestaat Bernards dubbelganger niet meer. Omdat je niet alle mogelijkheden van tevoren hebt overwogen, loopt je rekrutering drie maanden achter op schema en is de impact op je bedrijf nu al voelbaar. Tijd doorbrengen in een selectiekantoor maximaliseert je kansen op succes in de toekomst. Als je weer met dezelfde uitgangspositie begint, of zonder goede voorbereiding, ontken je het belang van het gezochte profiel en de marktontwikkelingen.
💡 Informeer je partner zo goed mogelijk. Stel je het perfecte profiel voor, maak onderscheid tussen de “must-have” en de “nice-to-have”. Bepaal een sourcingstrategie, laat je partner niet de regels bepalen, maar stel samen met hen een aanpak op die gegarandeerd resultaat oplevert. Jij kent je branche en je partner kent de recruitementmarkt, dus deel je visie en luister goed.
Fout #2: Je hebt je jobomschrijving naar al je partners gemaild
Plotseling word je overspoeld met telefoontjes, je LinkedIn-inbox en e-mail stromen over, de telefoon bij de receptie blijft maar overgaan en een vertegenwoordiger met lange tanden verschijnt bij de receptie met “de perfecte kandidaat”.
Wonder boven wonder heb je de parel gevonden tussen de ongeveer vijftig ontvangen cv’s, dankzij een betrouwbare partner. Helaas heeft een andere leverancier dezelfde kandidaat naar voren geschoven en die vraagt een gigantische vergoeding. Je moet je juridische afdeling te hulp roepen en de puinhoop gaat helemaal terug naar je management.
Bij Profile Group houden we van enigszins intellectuele citaten, dus, zoals Machiavelli zegt: “Wie uitblinkt in het oplossen van moeilijkheden, vermijdt ze voordat ze ontstaan.”
💡 Succesvolle recruitment is gebaseerd op een goed doordachte organisatie en sourcingstrategie, inclusief de keuze voor één of meerdere partners. Exclusiviteit is weliswaar beperkend, maar garandeert ook dat de partner van je keuze je zo goed mogelijk voorstelt aan kandidaten en kan je helpen om later veel contractuele problemen te voorkomen.
Voor het selectiekantoor is het ook een bewijs van vertrouwen en het vermogen om kwalitatieve resultaten te leveren. Je bedrijf wordt met zorg en precisie genoemd en beschreven in de jobomschrijving, wat niet altijd mogelijk is met een niet-exclusief contract.
Fout #3: Je hebt niet veel tijd om met recruitment bezig te zijn
De reden om een selectiekantoor in te schakelen is natuurlijk tijdswinst. Maar de uiteindelijke beslissing ligt niet bij de partner, maar bij jouw bedrijf. Met drukke agenda’s, zowel voor de HR-afdeling als voor de hiring managers, is het niet altijd eenvoudig om regelmatig contact te houden. Aan de andere kant heeft de consultant meerdere kandidaten in het proces, die ook beperkte tijd en mogelijk andere opportuniteiten hebben.
Door slechts af en toe met je partner te communiceren, riskeer je onderweg kandidaten te verliezen en de uren van de consultant te verspillen, uren waarvoor je ook betaald hebt, op basis van de contractvoorwaarden.
💡 Stel jezelf beschikbaar en reactief op. Idealiter zou je wekelijks een update moeten krijgen over de voortgang van de zoektocht en de marktsituatie. Naast het geven van snelle feedback aan kandidaten, verfijnen jullie samen jullie zoektocht. Je vereisten kunnen veranderen terwijl je cv’s doorneemt en kandidaten ontmoet. Dankzij deze regelmatige uitwisselingen verspillen jij en je partner geen tijd aan kandidaten die buiten de scope vallen.
Fout #4: Je gaat in je eentje verder met de selectie, zonder je partner op de hoogte te stellen.
Je hebt een selectiekantoor een exclusief mandaat gegeven, maar je wil nog steeds een handje helpen bij de sourcing. Het probleem is dat op dit moment beide partijen tijd en geld verspillen.
Je zult waarschijnlijk een aantal directe sollicitaties ontvangen. Sommige kandidaten voelen zich inderdaad gerustgesteld door het idee van een directe dialoog met het bedrijf. Maar de expertise van een selectiekantoor houdt niet op bij sourcing. De consultant voert telefonische screenings uit met een tiental kandidaten, interviewt ze en stuurt je vervolgens de crème de la crème op het gebied van talent. Er gaat een heel voorselectieproces aan vooraf. De consultant analyseert zorgvuldig de profielen van de kandidaten en beoordeelt hun vaardigheden, ervaring, prestaties en geschiktheid voor de in te vullen functie. Een tijdrovende, energievretende fase.
💡 Deel alle sollicitaties met je consultant. Dit zorgt ervoor dat alle kandidaten door dezelfde filter gaan en op basis van dezelfde criteria worden beoordeeld. Op deze manier vergemakkelijk je ook de samenwerking en het delen van informatie, wat kan leiden tot constructieve gesprekken en een betere besluitvorming bij het selecteren van toptalent.
Fout #5: Je wilt je hele team betrekken bij het besluitvormingsproces
Je team van 6 medewerkers leeft in perfecte harmonie, alles is mooi en rooskleurig. Daarom moet iedereen de kandidaten valideren – de symbiose die zich binnen het team ontwikkeld heeft mag niet verstoord worden! Zes maanden later wil je partner geen speurwerk meer doen nadat hij je een half dozijn shortlists heeft voorgelegd.
💡 Implementeer een logisch proces met een beperkt aantal mensen. Empower je managers en nodig ze uit om zelf een beslissing te nemen. Het proces moet zo soepel mogelijk verlopen, dat betekent een beperkt aantal gesprekken (2 of 3) achter elkaar. De perfecte kandidaat zal geen twee weken wachten zonder iets van je te horen – je concurrent zal al vooruitgang met hen geboekt hebben.
Fout #6: Je hebt niet iedereen van tevoren rond de tafel gekregen
Je stelt je 4e kandidaat voor aan je directeur, die het cv zonder meer afwijst, en je personeelsmanager wijst je af door te zeggen dat het profiel veel te duur is in verhouding tot de rest van het team.
Je realiseert je veel te laat dat de verschillende betrokken partijen het niet met elkaar eens zijn bij het analyseren van de voorgelegde profielen, of het nu gaat om het toegewezen budget, de gezochte vaardigheden of de voorgestelde werkomgeving. Te laat, je partner werkt in termijnen en je hebt al enkele duizenden euro’s uitgegeven aan deze aanwerving, je leverancier heeft zich al uitgeput in de zoektocht.
💡 Valideer het profiel en de sourcingstrategie met alle betrokkenen. Als je CEO of directeur de profielen valideert, zorg er dan voor dat hij of zij positief betrokken is bij de selectie zodat iedereen de ontvangen sollicitaties analyseert op basis van hetzelfde competentieprofiel.
Fout #7: Je hebt het perfecte technische profiel, hij kent al je technologieën door en door…
Je zit in een traditioneel halo-effect. Zijn technische expertise heeft de overhand genomen in je analyse en je hebt niet de tijd genomen om zijn zachte vaardigheden te beoordelen. Twee maanden na zijn start past Jean-Pierre niet in de bedrijfscultuur, je hebt niet geluisterd naar zijn verwachtingen op het gebied van ontwikkeling en er hangt een zware sfeer tussen de teams. Je projecten lopen achter op schema en je bent je belangrijkste klant kwijt. Je hebt niet geluisterd naar de waarschuwingen van je partner, te laat.
💡 Zorg dat je je verwachtingen op het vlak van soft skills duidelijk definieert en zorg dat ook de bedrijfscultuur aansluit bij de behoeften van de kandidaat. Deel met hen de moeilijkheden die ze zouden kunnen tegenkomen, de voor- en nadelen van hun functie. Als je de mogelijkheid hebt, evalueer deze aspecten dan met behulp van psychotechnische tests of maak een objectieve evaluatie van de vaardigheden die je toekomstige kandidaat heeft verworven en moet ontwikkelen.
Fout #8: Je bent vergeten dat het 2023 is
Je ideale kandidaat is opgegroeid in de buurt en heeft zijn waarde bewezen in de KMO bij de buren voordat hij bij jouw bedrijf kwam werken. Sterker nog, je neef David kent hem ook! Je wil niet het risico lopen om de onbekende kandidaat te ontmoeten die door je selectiekantoor wordt aanbevolen. Want wat heeft hij echt te bieden?
💡 Kwaliteitskandidaten zijn mobiel en bereid om te verhuizen voor een nieuw professioneel avontuur. Een internationale, multiculturele aanwervingstrategie bevordert innovatie, intercultureel begrip en het aantrekken van talent, wat kan bijdragen aan de algemene groei en het succes van het bedrijf.
Fout #9: Je stuurt een onvolledig salarisvoorstel per e-mail naar het selectiekantoor
En de discussies die volgen duren eeuwig, om vervolgens op het laatste moment te worden afgewezen. Je hebt niet de tijd genomen om je voorstel uit te leggen en te documenteren. De kandidaat komt bij je terug met tientallen vragen: hoeveel bedraagt de collectieve verzekering? Worden poliklinische kosten gedekt door de hospitalisatieverzekering? Is de tankkaart Belgisch of Europees? Erger nog, een kandidaat die niet de juiste informatie krijgt over zijn verloning voordat hij wordt aangenomen, kan zich misleid voelen zodra hij de eerste loonbrief ontvangt, en jullie samenwerking begint rampzalig.
💡 Neem de tijd om je partner te begeleiden zodat hij/zij de juiste informatie doorgeeft of direct betrokken is bij het overhandigen van het salarisvoorstel. Zorg ervoor dat je alle informatie schriftelijk vastlegt, zodat er volledige transparantie is en de samenwerking zo goed mogelijk van start gaat.
Samenwerken met een selectiekantoor, een belangrijke hefboom voor het aantrekken van talent
Samengevat kan een samenwerking met een deskundig selectiekantoor een krachtige hefboom zijn om het beste talent te vinden en de toekomst van je bedrijf op lange termijn veilig te stellen. Om de resultaten van deze samenwerking te maximaliseren, is het echter essentieel om bepaalde best practices te volgen.
Laat recruitment geen rem zijn op je groei. Kies voor een effectieve samenwerking met een selectiekantoor dat je kunt vertrouwen. Of je nu op zoek bent naar scherpe technische profielen, inspirerende leiders of experts in je vakgebied, wij zijn er om je het talent te helpen vinden dat het verschil zal maken voor je bedrijf.
Neem vandaag nog contact met ons op en geef je recruitmentstrategie een beslissende boost.